Pha 1 – Làm sạch dữ liệu: Dùng Notebook và Gemini để trích xuất nội dung từ ảnh, PDF, MP3, video.

Pha 2 – Xử lý và viết lách: Gom toàn bộ text vào ChatGPT để xử lý, viết biên bản, báo cáo, kịch bản.

Pha 3 – Trình bày sản phẩm: Dùng Napkin để sơ đồ hóa, Canva để dựng slide nhanh, Gamma để xuất landing page chia sẻ.

Notebooklm rất mạnh trong việc tổng hợp tài liệu, trích xuất text từ nhiều nguồn như ảnh, file âm thanh, PDF. Nhưng nhược điểm là phần hiển thị còn khá thô, cần xử lý thêm.

Gemini chuyên OCR từ ảnh và hóa đơn cực nhanh, rất chuẩn cho công việc hành chính, tuy nhiên khả năng viết lách thì không “hợp gu” mình lắm.

ChatGPT đóng vai trò xử lý trung tâm, từ viết biên bản họp, báo cáo, đến hỗ trợ viết code tự động hóa. Điểm yếu là nếu dữ liệu đầu vào không sạch thì dễ dẫn đến lỗi nội dung. Và bố này thì Bố của giả định. Nên bạn cần lưu ý kiểm tra lại các thông tin nhé.

Napkin giúp mình phác họa mindmap và infographic cực nhanh, nhưng không phải công cụ để trình bày sản phẩm hoàn thiện.

Gamma là công cụ xuất bản nhanh landing page hoặc one-pager từ nội dung đã có, rất tiện cho chia sẻ nội bộ hoặc thuyết trình, nhưng tuỳ chọn định dạng vẫn chưa quá phong phú.

Canva thì quá mạnh cho việc thiết kế nhanh các slide, infographic chuyên nghiệp, dù đôi lúc chỉnh sửa sâu sẽ hơi khó hơn một chút cho người mới.

Napkin, với mình, để vẽ sơ đồ nhanh cho các ý tưởng cần brainstorm.

Gamma, tạo dàn trang siêu tốc, việc này, nếu bạn không chuyên nó sẽ chiếm hết cả buổi sáng của bạn cho 10 slide. Với mình, nó cũng chỉ có tác dụng tạo bố cục nhanh, đẹp. Nhưng đôi khi đơn điệu, vì vậy mình sẽ chuyển thêm sang Canva để tùy chỉnh

Canva mình sẽ dùng để xóa logo của Gamma 😊. Tùy chỉnh màu sắc, yếu tố thương hiệu.

Nếu họp trực tuyến (Zoom/Google Meet), mình bật tính năng ghi âm cuộc họp, file sẽ lưu dưới dạng MP3 hoặc MP4.

Sau khi kết thúc, mình upload file âm thanh/video này lên Notebook. Tại đây, Notebook tự động nhận dạng giọng nói và chuyển thành text thô (speech-to-text).

Nếu trong cuộc họp có chụp thêm hình ảnh bảng trắng, sổ tay ghi chú..., mình dùng Gemini để OCR, trích xuất nội dung text từ ảnh.

Toàn bộ các đoạn text này mình lưu chung vào một "Book" trong Notebook, giúp sau này dễ tra cứu và sắp xếp.

Mình copy toàn bộ text từ Notebook, nạp vào ChatGPT.

Prompt mình thường dùng là:

Mình lấy 5 ý chính ChatGPT đã tạo, paste vào Napkin để vẽ mindmap. Napkin tự động căn chỉnh sơ đồ cho đẹp mắt chỉ trong vài giây.

Nếu mình cần thuyết trình, Gamma, chọn template "Internal Meeting Recap", paste nội dung biên bản và hình ảnh sơ đồ mindmap vào → xuất bản thành 1 landing page nội bộ, chia sẻ qua email/slack cho team. Nhiều khi đến đây là đủ rồi

Với mình, mình lại muốn gom mọi thứ về một chỗ để tái sử dụng sau này nên thường sẽ đẩy lên Canva nữa.

Thời gian xử lý tổng: khoảng 25–30 phút cho toàn bộ quy trình.

Sản phẩm đầu ra:

Hiệu quả:

Kỹ thuật tạo câu lệnh AI cơ bản theo mô hình RISEN

Top 6 công cụ AI cho Dân Văn Phòng (hướng dẫn chi tiết)

Thiết lập Thư viện điện tử cá nhân với NotebookLM

Thiết lập chatbot giải đáp quy trình/quy định nội bộ với NotebookLM

Ứng dụng Gemini trong xử lý văn bản

Quy trình Soạn thảo văn bản hành chính với các chức năng của ChatGPT

Quy trình + Chatbot hỗ trợ + Câu lệnh mẫu thiết kế Slide siêu tốc với các công cụ ChatGPT - Gamma AI

Quy trình thiết kế infographic với Napkin AI

Quy trình + Biểu mẫu tự động hóa các công việc hành chính