Chào bạn, nếu lần đầu bạn ghé qua bản tin này của mình, cho phép mình giới thiệu nhanh về bản thân chút nhé. Mình là Phùng Thùy, tác giả của Bản tin Produtive AI, mình có hơn 15 năm kinh nghiệm làm trong lĩnh vực kiểm định chất lượng giáo dục và hiện đang nghiên cứu về các ứng dụng AI Automation (tự động hóa với AI) để giúp các Bạn rút ngắn thời gian xử lý các công việc hành chính lặt vặt, để có nhiều thời gian hơn chăm sóc gia đình và phát triển bản thân.
Chào bạn, tuần này của bạn hiệu suất chứ? Bạn có thêm được bao nhiều thời gian để chăm sóc bản thân rồi?
Bạn đã từng gặp áp lực khi cần hoàn thành slide thuyết trình trong thời gian ngắn chưa?
Hay đã lần nào, bạn bỏ con tự lo cả tối để cố gắng hoàn thành bản slide nhưng đến sáng khi gửi thì nhận được cái bĩu môi dài của sếp chưa?
Mình có một tin vui cho bạn, là bạn không cần bỏ ra ngần ấy thời gian để hoàn thành slide nữa đâu. Hãy thử áp dụng quy trình 3 bước đơn giản của mình với sự hỗ trợ của các công cụ AI như ChatGPT, Gamma, và Canva, Bạn hoàn toàn có thể tạo ra những bộ slide chuyên nghiệp, ấn tượng chỉ trong vài bước đơn giản.
Nào, cùng bắt đầu nhé
Tại sao Chúng ta cần một quy trình thiết kế slide siêu tốc?
Trong nhiều tình huống công việc, bạn thường cần tạo slide để:
Chuẩn bị báo cáo gấp cho cấp trên hoặc đối tác.
Trình bày ý tưởng trong các cuộc họp quan trọng.
Xây dựng nội dung đào tạo hoặc hướng dẫn nội bộ.
Với quy trình thủ công, bạn dễ mất nhiều giờ đồng hồ để chuẩn bị nội dung, chỉnh sửa bố cục, và thiết kế. Nhưng khi tận dụng sức mạnh của AI, Bạn có thể hoàn thành nhanh hơn bạn tưởng tượng đấy.
Quy trình tham khảo khi sử dụng AI để thiết kế slide
Dưới đây là 3 bước bạn có thể áp dụng ngay:
Bước 1: Chuẩn bị nội dung bài trình bày
1.1. Chuẩn bị thông tin đầu vào
Đây là bước đầu tiên để giúp ChatGPT hiểu rõ nhiệm vụ và tạo ra một khung bài trình bày hiệu quả.
Bạn cần xác định vai trò chuyên môn để ChatGPT tạo nội dung sát với mục tiêu của bạn.
Lưu ý: Đừng vội đưa chủ đề cụ thể vào câu lệnh này. Mục tiêu ở đây là xác định các cấu trúc bài trình bày phù hợp, để bạn có thể chọn cách trình bày tốt nhất trước khi đi sâu vào nội dung.
Bạn là một chuyên gia đào tạo nội bộ doanh nghiệp có 10 năm kinh nghiệm. Hãy nêu cho tôi các cấu trúc bài trình bày hiệu quả.Đây có thể là kết quả mà ChatGPT sẽ gợi ý cho bạn 7 mô hình dưới đây:
STAR (Situation, Task, Action, Result)
Ứng dụng: Chia sẻ case study, kinh nghiệm thực tế.
Tóm tắt: Mô tả tình huống, xác định nhiệm vụ, trình bày các bước hành động, và kết quả đạt được.
3P (Point, Proof, Practice)
Ứng dụng: Đào tạo kỹ năng hoặc giới thiệu công cụ.
Tóm tắt: Trình bày ý chính, dẫn chứng bằng số liệu hoặc ví dụ, và đề xuất thực hành ứng dụng.
AIDA (Attention, Interest, Desire, Action)
Ứng dụng: Trình bày ý tưởng mới, khuyến khích thay đổi.
Tóm tắt: Thu hút chú ý, tạo quan tâm, khơi gợi mong muốn và kêu gọi hành động cụ thể.
4MAT (Why, What, How, What If)
Ứng dụng: Đào tạo quy trình hoặc chiến lược.
Tóm tắt: Lý do vấn đề quan trọng, giải thích khái niệm, hướng dẫn thực hiện, và thảo luận kết quả.
Storytelling (Kể chuyện)
Ứng dụng: Truyền cảm hứng và tạo động lực.
Tóm tắt: Dẫn dắt bằng câu chuyện, phát triển tình tiết, trình bày giải pháp, và kết thúc bằng bài học hoặc hành động.
PRO (Problem, Root Cause, Outcome)
Ứng dụng: Đào tạo phân tích và giải quyết vấn đề.
Tóm tắt: Trình bày vấn đề, phân tích nguyên nhân gốc rễ, và đề xuất giải pháp cùng kết quả.
Pyramid (Kim tự tháp ngược)
Ứng dụng: Trình bày súc tích, hiệu quả với lãnh đạo cấp cao.
Tóm tắt: Bắt đầu với kết luận, nêu lý do hỗ trợ, và cung cấp chi tiết để giải thích.
Bạn hãy chọn lấy một mô hình bạn tâm đắc hoặc nếu chưa biết thì hãy hỏi chatGPT
Tôi đang chuẩn bị bài trình bày với [chủ đề], tôi nên sử dụng cấu trúc nào phù hợp nhất?Bạn cũng có thể yêu cầu ChatGPT hướng dẫn phong cách trình bày phù hợp
Tôi đang chuẩn bị bài trình bày với [chủ đề], tôi nên sử dụng phong cách trình bày nào phù hợp nhất?1.2. Chuẩn bị nội dung trình bày
Ở bước này, Bạn có hai lựa chọn
Một là, Bạn có file tài liệu sẵn, Bạn tải file word nội dung cần tạo bài trình bày (ví dụ: kế hoạch tập huấn, văn bản hướng dẫn…) và yêu cầu chatGPT tóm tắt và tạo nội dung từng slide cho bạn.
Tôi đang chuẩn bị bài trình bày với [chủ đề], hãy sử dụng file đính kèm làm tài liệu tham khảo để chuẩn bị khung bài trình bày hiệu quả theo cấu trúc [1,2,...7 - ở bước 1.1] trong [số lượng] slide cho [đối tượng-người tham gia buổi trình bày của bạn]. Hai là, Bạn chỉ mới có ý tưởng, bạn hãy yêu cầu ChatGPT gợi ý khung nội dung bài trình bày cho Bạn
Tôi đang chuẩn bị bài trình bày với [chủ đề], hãy gợi ý cho tôi khung bài trình bày hiệu quả theo cấu trúc [1,2,...7 - ở bước 1.1] trong [số lượng] slide cho [đối tượng-người tham gia buổi trình bày của bạn]. Hãy hỏi tôi các câu hỏi để bạn có đủ thông tin để bạn có thể hoàn thành tốt việc này. Mẹo: Hãy yêu cầu ChatGPT hỏi bạn các câu hỏi về chủ đề, nội dung sẽ được nâng lên một bậc đấy.
Chà, nếu đến đây mà giới hạn ChatGPT trong ngày của bạn đã hết, thì bạn có hai lựa chọn:
1/ Sử dụng một hoặc nhiều email khác để tăng giới hạn mỗi ngày hoặc ngày mai quay lại để tiếp tục.
2/ Trải nghiệm dịch vụ DÙNG CHUNG ChatGPT PRO kèm các quà tặng của mình như: Mô hình câu lệnh AI - RISEN, Thiết kế Slide siêu tốc với Canva, Tư vấn 1:1 MIỄN PHÍ - Chiến lược ứng dụng AI trong công việc (Thông tin chi tiết tại đây)
Sau khi ChatGPT gợi ý nội dung bài trình bày, hãy cùng nó chỉnh sửa bằng cách phản hồi tích cực (thi thoảng nên khen nhé 🙂 ) hoặc chê để ChatGPT. Hãy cùng ChatGPT chỉnh sửa từng slide một nhé chứ đừng kỳ vọng sửa một lần là được ngay.
Khi thảo luận với ChatGPT hoàn thành nội dung của slide, bạn có thể sử dụng hai nguyên tắc dưới đây để kiểm soát chất lượng và độ dài của slide nhé:
Quy tắc 10-20-30 (Guy Kawasaki) kết hợp với Nguyên tắc 3 giây tạo nên bài thuyết trình súc tích, dễ hiểu:
10 slide: Tối đa 10 slide, mỗi slide tập trung vào một ý chính.
20 phút: Thuyết trình không quá 20 phút, đảm bảo sự tập trung của khán giả.
30 cỡ chữ: Cỡ chữ tối thiểu là 30 để dễ đọc, tránh nhồi nhét thông tin.
Nguyên tắc 3 giây: Mỗi slide cần được thiết kế để người xem hiểu nội dung trong 3 giây, tránh trình bày quá phức tạp.
Nguyên tắc này giúp bài thuyết trình ngắn gọn, rõ ràng, dễ nhớ và thu hút người nghe.
1.3. Chuẩn bị định dạng markdown (gạch ngang phân cách giữa các slide, thẻ heading cho các nội dung trong slide)
Thông thường, ChatGPT sẽ tạo phần phân cách giữa các slide để chúng ta có thể copy vào Gamma ở bước tiếp theo, nhưng nếu bạn không thấy thì chỉ cần yêu cầu chatGPT tổng hợp và tạo định dạng này là được nhé.
Hãy tổng hợp lại các nội dung đã thống nhất và tạo định dạng markdown để tôi có thể chuyển sang Gamma app để tạo bài trình bày tự động Bước 2: Chuẩn bị layout
Mục tiêu: Sử dụng Gamma để dàn trang nhanh chóng, chuyển nội dung thô thành slide chuyên nghiệp.
Gamma tự động sắp xếp slide:
Nhập markdown vào Gamma .
Gamma tự động phân chia nội dung thành các slide với bố cục tiêu chuẩn như:
Slide tiêu đề, danh sách gạch đầu dòng, hoặc chỗ dành cho hình ảnh.
Kiểm tra và tinh chỉnh:
Duyệt qua từng slide để đảm bảo nội dung không bị quá tải.
Điều chỉnh tiêu đề, nội dung hoặc thêm/bớt ý để phù hợp hơn.
Xuất file powerpoint để chuyển sang Canva:
Sau khi hoàn chỉnh bố cục, bạn có thể xuất trực tiếp từ Gamma hoặc chuyển sang Canva để thiết kế thêm.
Bạn có thể xem video hướng dẫn chi tiết tại đây: https://www.tiktok.com/@productive_ai/video/7444523047459261703
Bước 3: Tinh chỉnh
Sử dụng Canva để hoàn thiện thiết kế:
Nhập file powerpoint ở bước 2 từ Gamma và chỉnh sửa trong Canva.
Thêm các yếu tố nhận diện thương hiệu như màu sắc, logo, và font chữ.
Hoàn thiện thiết kế bằng biểu đồ, hình ảnh minh họa, hoặc hiệu ứng bắt mắt.
Phần ví dụ chi tiết cũng có trong video phía trên bạn nhé.
Bắt đầu ngay hôm nay
Bạn à, Bạn nhớ giúp mình, AI sẽ là một nhân viên mới học việc thông minh và cần mẫn, nên bạn hãy kiên nhẫn để đào tạo các em ấy để phục vụ bạn tốt hơn nhé
Bạn có đang cần tạo slide cho một bài thuyết trình hay báo cáo nào không? Hãy thử áp dụng quy trình này và tận hưởng sự tiện lợi mà AI mang lại. Nếu bạn gặp khó khăn, hãy để lại bình luận hoặc liên hệ để mình hỗ trợ nhé!
Đừng quên, đây là phần trong chuỗi series hướng dẫn làm việc hiệu quả với AI. Hãy theo dõi để cập nhật thêm nhiều mẹo và công cụ hữu ích cho công việc của bạn. 😊
Một lần nữa, Cảm ơn bạn vì đã ở đây.
Thân,
Productive AI
Sản phẩm mới ra mắt Ebook AI Văn Phòng
Tháng 6 này mình mới ra mắt Ebook AI Văn phòng với các nội dung
Kỹ thuật tạo câu lệnh AI cơ bản theo mô hình RISEN
Top 6 công cụ AI cho Dân Văn Phòng (hướng dẫn chi tiết)
Thiết lập Thư viện điện tử cá nhân với NotebookLM
Thiết lập chatbot giải đáp quy trình/quy định nội bộ với NotebookLM
Ứng dụng Gemini trong xử lý văn bản
Quy trình Soạn thảo văn bản hành chính với các chức năng của ChatGPT
Quy trình + Câu lệnh mẫu tạo biên bản cuộc họp sau 15 phút
Quy trình + Câu lệnh mẫu soạn thảo email nhanh
Quy trình + Câu lệnh mẫu soạn công văn
Quy trình + Câu lệnh mẫu soạn bài phát biểu của lãnh đạo
Quy trình + Câu lệnh mẫu soạn thảo quy trình/quy định nội bộ
Quy trình + Câu lệnh mẫu soạn thảo kế hoạch tổ chức hoạt động
Quy trình + Câu lệnh mẫu soạn thảo sáng kiến kinh nghiệm
Quy trình + Chatbot hỗ trợ + Câu lệnh mẫu thiết kế Slide siêu tốc với các công cụ ChatGPT - Gamma AI
Quy trình thiết kế infographic với Napkin AI
Quy trình + Biểu mẫu tự động hóa các công việc hành chính
Nhập lịch xử lý văn bản tự động từ Google Sheet vào Google Calendar
Theo dõi lịch công việc và tự động động đồng bộ vào Calendar
Tự động gửi thông tin hậu cần cho người đăng ký hội nghị/hội thảo
Tự động tổng hợp danh sách đơn vị đã nộp báo cáo
Tự động tổng hợp báo cáo các đơn vị vào báo cáo tổng
Tự động nhập file Google Doc vào Google Sheet
Tạo công cụ chuyển đổi file PDF chữ ký số về txt
Nếu Bạn đang cần một cẩm nang để đưa AI vào công việc hành chính của mình thì có thể tham khảo thêm thông tin về Ebook tại đây nhé: https://phungvanthuy.my.canva.site/ebook-ai-van-phong-2506
Nếu Bạn muốn
Tìm hiểu 4 mức độ ứng dụng AI trong công việc và cách để ứng dụng để giúp Bạn có thể tự định hướng được Chiến Lược Ứng Dụng AI phù hợp với bản thân Bạn như:
Hiểu bản chất các ứng dụng AI phổ biến cho dân văn phòng
Thành thạo viết câu lệnh AI hiệu quả
Tư duy thiết kế quy trình làm việc
Tư duy AI phù hợp để vào các quy trình làm việc
Tư duy thiết kế quy trình tự động hóa với AI
Bạn có thể đăng ký Tư vấn 1:1 MIỄN PHÍ trong 60 phút với mình tại LINK NÀY .
Mình rất sẵn lòng chia sẻ những điều mình biết để giúp Bạn làm việc hiệu quả hơn để có nhiều thời gian để chăm sóc gia đình và phát triển bản thân.
Hẹn gặp bạn ở buổi tư vấn nhé.
