Chào bạn, nếu lần đầu bạn ghé qua bản tin này của mình, cho phép mình giới thiệu nhanh về bản thân chút nhé. Mình là Phùng Thùy, tác giả của Bản tin Produtive AI, mình có hơn 15 năm kinh nghiệm làm trong lĩnh vực kiểm định chất lượng giáo dục và hiện đang nghiên cứu về các ứng dụng AI Automation (tự động hóa với AI) để giúp các Bạn rút ngắn thời gian xử lý các công việc hành chính lặt vặt, để có nhiều thời gian hơn chăm sóc gia đình và phát triển bản thân.
Chào Bạn, tuần vừa rồi bạn đã AI gì chưa?
Trước đây, mình từng giữ vị trí thư ký Hội đồng Khoa học & Đào tạo tại trường mình làm việc – một công việc hành chính nghe có vẻ đơn giản nhưng thật ra lại rất… hack não.
Nó đòi hỏi mình phải cùng lúc tổng hợp văn bản, ghi biên bản họp, nhắc deadline, quản lý email đi - đến, theo dõi và gửi tài liệu cho đúng phản biện, rồi còn theo dõi góp ý của các thành viên trong hội đồng. Mỗi buổi họp giống như một trận cờ nhiều nước, và mình phải là người ghi nhớ tất cả.
Thời điểm đó, mình đã phải vận dụng gần như toàn bộ những gì mình biết: từ Google Sheets, Google Docs… để tạo ra một hệ thống quản lý tạm ổn.
Nhưng nếu là thời điểm hiện tại, khi mình đã quen với 4 công cụ:
🔹 ChatGPT – để xử lý nội dung,
🔹 NotebookLM – để lưu trữ kiến thức,
🔹 Gamma – để trình bày báo cáo,
🔹 và Napkin – để nối các ý tưởng,
… thì mình tin chắc việc quản lý, truy xuất dữ liệu sẽ chỉ còn là cái chớp mắt.
Bạn cũng đang có đủ các công cụ rồi, đúng không?
Nhưng nếu chúng chưa hoạt động như một hệ thống, thì mình mời Bạn đọc tiếp – vì bản tin hôm nay sẽ giúp Bạn biến 4 công cụ rời rạc thành một chuỗi tự động hóa thực sự hữu ích cho công việc hành chính của mình.
AI TUTORIAL – Biến 4 công cụ thành hệ thống quản lý công việc hành chính theo quy trình cá nhân hoá
🔄 Quy trình 6 bước của Bạn (và hoàn toàn có thể áp dụng cho nhiều người làm văn phòng):
Bước | Công cụ | Mục tiêu |
|---|---|---|
1️⃣ | NotebookLM | Tổng hợp toàn bộ tài liệu & văn bản gốc cần phản biện |
2️⃣ | NotebookLM | Viết nhận xét, đánh giá nội dung, hỗ trợ tư duy phản biện |
3️⃣ | ChatGPT | Gợi ý form phản biện, cách sắp xếp luận điểm, trích dẫn tài liệu từ NotebookLM |
4️⃣ | ChatGPT | Gợi ý hoàn thiện biên bản họp, hoặc dự thảo văn bản |
5️⃣ | Gamma + Napkin | Trình bày nội dung ra slide hoặc hệ thống ý tưởng để trình bày |
6️⃣ | NotebookLM | Lưu trữ biên bản – slide – phản biện để truy xuất nhanh lần sau |
💡Ví dụ thực tế: Soạn biên bản họp phản biện tài liệu giảng dạy
✅ Bước 1 – Import tài liệu vào NotebookLM
📌 Bạn có thể đưa tất cả file PDF, bản Word hoặc văn bản gốc vào NotebookLM.
Ví dụ: đề cương tài liệu, kế hoạch đào tạo, tài liệu góp ý từ các thành viên hội đồng.
✅ Bước 2 – Ghi nhận xét thô trong NotebookLM
Bạn sử dụng notebook như sổ tay điện tử để highlight các điểm:
Mâu thuẫn logic
Thiếu minh chứng
Cần làm rõ thêm phương pháp
→ NotebookLM sẽ tự động ghi nhớ và hiểu ngữ cảnh, giúp Bạn không phải nhớ hết nội dung.
✅ Bước 3 – Dùng ChatGPT để tạo form phản biện
📌 Prompt gợi ý:
“Tôi đang làm phản biện cho một tài liệu giảng dạy khoa học (bạn tải file lên). Hãy tạo cho tôi form phản biện theo cấu trúc (nếu có mẫu bạn tải lên) hoặc nêu rõ các yêu cầu.
Bạn cũng có thể tạo form là Google sheet để sau này dễ tổng hợp
✅ Bước 4 – Gợi ý hoàn thiện biên bản họp
📌 Prompt gợi ý:
Bạn là một thư ký hội đồng khoa học đào tạo có 3 năm kinh nghiệm. Hãy tổng hợp nội dung cuộc họp trong file đính kèm/phía dưới theo cấu trúc như sau:
I- THÔNG TIN
1.1- Ngày
1.2- Thành phần tham dự
1.3- Nội dung tài liệu được thông qua
II- NỘI DUNG
2.1. Tài liệu .....
2.1.1. Góp ý của thành viên hội đồng
2.1.2. Ý kiến của nhóm soạn thảo
2.1.3. Kết luận của Hội đồng
2.2. Tài liệu .....
2.2.1. Góp ý của thành viên hội đồng
2.2.2. Ý kiến của nhóm soạn thảo
2.2.3. Kết luận của Hội đồng
II- THỜI HẠN HOÀN THÀNH
Tổng hợp các tài liệu và thời gian hoàn thành theo tiến độ sau, trả lời theo định dạng bảng:
- Thời gian gửi lại bản chỉnh sửa: 7 ngày sau thời gian họp - người thực hiện Bộ môn
- Thời gian ................: 10 ngày sau thời gian họp - Người thực hiện: Thư ký Hội đồng
- Thời gian hoàn thiện biên bản : 15 ngày sau thời gian họp - Người thực hiện Chủ tịch hội đồngNếu bạn chưa biết cách đặt câu lệnh hiệu quả với AI Thì có thể đăng ký khóa học MIỄN PHÍ - Kỹ Thuật Tạo Câu Lệnh AI Cơ Bản của mình nhé
✅ Bước 5 – Trình bày slide hoặc sơ đồ bằng Gamma + Napkin
Dùng Gamma để tạo slide tổng hợp nhanh từ nội dung ChatGPT.
Dùng Napkin để hệ thống lại các ý tưởng – từ phản biện, đề xuất, quyết nghị – theo dạng “mindmap mở rộng”.
✅ Bước 6 – Lưu toàn bộ kết quả vào NotebookLM để truy xuất
📌 Sau khi xong, Bạn có thể lưu:
Biên bản họp (file PDF/Google tài liệu)
Slide tổng hợp (file Gamma xuất PDF)
Phản biện chi tiết
Ghi chú thêm (đính kèm từ Napkin)
→ Lần sau chỉ cần gõ từ khóa, NotebookLM sẽ trích đúng đoạn cần.
TỰ ĐỘNG HOÁ – Trước và Sau Khi Dùng AI
💡 Tình huống thực tế: Soạn biên bản họp Hội đồng khoa học phản biện đề án
❌ Trước khi dùng hệ thống 4 công cụ:
⏳ Mất 3–4 ngày để đọc, chắt lọc ý chính từ tài liệu + tổng hợp góp ý của từng người
😵 Ghi nhận xét rời rạc trong sổ tay, không gom được thành hệ thống
🧩 Biên bản họp phải soạn lại từ đầu mỗi lần, dễ sai cấu trúc, thiếu ý
😫 Khi cần tìm lại góp ý cũ => mất thời gian dò lại từng email, file Word
✅ Sau khi triển khai hệ thống ChatGPT + NotebookLM + Gamma + Napkin:
⚡️ Mỗi vòng phản biện chỉ mất ~2 giờ để tổng hợp & phản hồi
📚 Nhận xét được lưu trong NotebookLM, dễ lọc theo từ khoá
✍️ ChatGPT tự gợi ý cấu trúc biên bản theo đúng hành chính – không cần tra mẫu
📊 Gamma tạo slide họp siêu nhanh từ nội dung phản biện
🔍 NotebookLM lưu trữ & gợi nhắc nội dung cũ → tái sử dụng ngay lần họp sau
📌 Hiệu quả thực tế:
Nếu bạn muốn có tư duy sắp xếp các AI theo quy trình để giúp công việc hàng ngày của bạn nhanh hơn – thông minh hơn, Bạn có thể tham gia Workshop 2025 – “Dân Văn Phòng dùng AI thế nào cho nhanh” vào tối thứ 5 tuần này nhé. Đăng ký tham gia tại đây
Một lần nữa, Cảm ơn bạn vì đã ở đây.
Thân,
Productive AI
Sản phẩm mới ra mắt Ebook AI Văn Phòng
Tháng 6 này mình mới ra mắt Ebook AI Văn phòng với các nội dung
Kỹ thuật tạo câu lệnh AI cơ bản theo mô hình RISEN
Top 6 công cụ AI cho Dân Văn Phòng (hướng dẫn chi tiết)
Thiết lập Thư viện điện tử cá nhân với NotebookLM
Thiết lập chatbot giải đáp quy trình/quy định nội bộ với NotebookLM
Ứng dụng Gemini trong xử lý văn bản
Quy trình Soạn thảo văn bản hành chính với các chức năng của ChatGPT
Quy trình + Câu lệnh mẫu tạo biên bản cuộc họp sau 15 phút
Quy trình + Câu lệnh mẫu soạn thảo email nhanh
Quy trình + Câu lệnh mẫu soạn công văn
Quy trình + Câu lệnh mẫu soạn bài phát biểu của lãnh đạo
Quy trình + Câu lệnh mẫu soạn thảo quy trình/quy định nội bộ
Quy trình + Câu lệnh mẫu soạn thảo kế hoạch tổ chức hoạt động
Quy trình + Câu lệnh mẫu soạn thảo sáng kiến kinh nghiệm
Quy trình + Chatbot hỗ trợ + Câu lệnh mẫu thiết kế Slide siêu tốc với các công cụ ChatGPT - Gamma AI
Quy trình thiết kế infographic với Napkin AI
Quy trình + Biểu mẫu tự động hóa các công việc hành chính
Nhập lịch xử lý văn bản tự động từ Google Sheet vào Google Calendar
Theo dõi lịch công việc và tự động động đồng bộ vào Calendar
Tự động gửi thông tin hậu cần cho người đăng ký hội nghị/hội thảo
Tự động tổng hợp danh sách đơn vị đã nộp báo cáo
Tự động tổng hợp báo cáo các đơn vị vào báo cáo tổng
Tự động nhập file Google Doc vào Google Sheet
Tạo công cụ chuyển đổi file PDF chữ ký số về txt
Nếu Bạn đang cần một cẩm nang để đưa AI vào công việc hành chính của mình thì có thể tham khảo thêm thông tin về Ebook tại đây nhé: https://phungvanthuy.my.canva.site/ebook-ai-van-phong-2506
Nếu 2025,
Nếu Bạn mới tập tọe AI thì bạn có thể lượt qua hành trình này nhé:
- Học cách tâm sự với AI để chúng hiểu tâm tư của bạn, MIỄN PHÍ, tại đây:
https://tuvan.phungthuy.com/khoahocmienphitaocaulenhaicoban
- Học cách ChatGPT có thể giúp bạn làm việc nhanh hơn, MIỄN PHÍ, tại đây:
https://www.facebook.com/watch/1705509561/571883382046723 (series có được 2 triệu lượt xem, giúp kênh của mình có được 25k follows trên Tiktok trong 3,5 tháng vừa rồi)
- Tham khảo quy trình, câu lệnh mẫu chi tiết cho từng việc hành chính hàng ngày thì đồng hành, MIỄN PHÍ, với mình ở Bản tin này:
https://productiveaivn.beehiiv.com/
- Tự học các quy trình đầy đủ chi tiết cho từng việc hành chính hàng ngày thì đồng hành với mình, MIỄN PHÍ, ở Kênh Youtube này:
https://www.youtube.com/@productiveAI_VN
- Tâm sự dày mỏng với mình về khó khăn và hướng ứng dụng AI nhanh, hiệu quả với mình, MIỄN PHÍ, tại đây:
https://tuvan.phungthuy.com/form-booking-tuvan1-1-tiktok
Thân,
Phùng Thùy
