Chào bạn, nếu lần đầu bạn ghé qua bản tin này của mình, cho phép mình giới thiệu nhanh về bản thân chút nhé. Mình là Phùng Thùy, tác giả của Bản tin Produtive AI, mình có hơn 15 năm kinh nghiệm làm trong lĩnh vực kiểm định chất lượng giáo dục và hiện đang nghiên cứu về các ứng dụng AI Automation (tự động hóa với AI) để giúp các Bạn rút ngắn thời gian xử lý các công việc hành chính lặt vặt, để có nhiều thời gian hơn chăm sóc gia đình và phát triển bản thân.
❌ Văn phong chung chung, không bám sát nội dung mong muốn
❌ Sai chính tả, câu từ thiếu chặt chẽ, không đúng Nghị định 30
❌ Nội dung lan man, thiếu trọng tâm, không đạt yêu cầu hành chính
💡 Vậy có cách nào để ChatGPT viết đúng chuẩn, chuyên nghiệp, không cần chỉnh sửa nhiều?
📢 CÓ! Trong bản tin này, mình sẽ hướng dẫn quy trình huấn luyện ChatGPT từng bước để nó viết văn bản hành chính đúng chuẩn, rõ ràng, dễ kiểm duyệt.
🎁 Đặc biệt! Cuối bản tin, bạn sẽ nhận ngay 260 câu lệnh giúp AI viết văn bản hành chính một cách bài bản, chính xác, theo đúng tiêu chuẩn!
Nhưng trước khi bắt đầu, cho mình hỏi, có phải đây là quy trình mà Bạn đang dùng để soạn thảo văn bản không?
Nếu đúng thì, một chút điều chỉnh nhỏ thôi, Bạn sẽ giúp bạn giảm một nửa thời gian soạn thảo văn bản đấy.
Đây là quy trình mà mình gợi ý cho Bạn
Nào, cùng bắt đầu nhé.
📌 Quy trình Huấn luyện ChatGPT Viết Văn Bản Hành Chính Đúng Chuẩn
📝 Bước 1: Chuẩn bị nội dung
Với quy trình cũ, bạn sẽ lưu tìm trên web, các folder cũ và gom tài liệu về một folder mới, và khi cần thì mở từng file, tìm từng nội dung tương ứng- nhiều khi mất đến nửa ngày. Nhỉ?
Trong quy trình mới, công cụ NotebookLM của Google sẽ giúp Bạn, không mất quá nhiều thời gian để tìm đến chính xác nội dung từ văn bản gốc.
Công cụ | Vai trò trong quy trình soạn thảo văn bản | Lợi ích cụ thể |
|---|---|---|
Tổng hợp nội dung từ nhiều nguồn khác nhau | Giúp thu thập tài liệu nhanh chóng từ nhiều định dạng (PDF, Word, Google Docs). | |
Tra cứu văn bản pháp luật chính thống (Miễn phí) | - Cung cấp các nghị định, thông tư, công văn chuẩn theo quy định pháp luật. | |
ChatGPT | Định hướng văn phong & hỗ trợ soạn thảo | - Tạo khung văn bản phù hợp với từng loại tài liệu hành chính. |
Mẫu văn bản có sẵn | Xác định cấu trúc và định dạng văn bản | - Cung cấp mẫu chuẩn giúp AI bám sát bố cục. |
Bạn có thể tham khảo video hướng dẫn sử dụng các công cụ này dưới đây
Bạn hãy nhập email tốt nhất của bạn vào ô dưới đây, chọn Subcribe để đọc tiếp quy trình, nhận 260 câu lệnh mẫu và chatbot hỗ trợ viết văn bản hành chính nhé.
Bước 1.1: Tìm Tài Liệu Tham Khảo
🔹 Ý nghĩa: Giúp ChatGPT có dữ liệu chính xác, đảm bảo văn bản hành chính đúng quy định, không chung chung.
🔹 Cách thực hiện:
✅ vbpl.vn – Tra cứu văn bản pháp luật chính thống.
✅ NotebookLM – Tổng hợp nội dung từ nhiều nguồn.
✅ Mẫu văn bản chuẩn – Định hướng bố cục & văn phong.
🔹 Sản phẩm đầu ra: Bộ tài liệu tham khảo đầy đủ gồm nội dung chính, căn cứ pháp lý, bố cục chuẩn để sử dụng trong bước tiếp theo. 🚀
Bước 1.2: Huấn luyện văn phong
🔹 Ý nghĩa: Giúp ChatGPT hiểu rõ nội dung & văn phong hành chính, tránh viết sai chuẩn.
🔹 Cách thực hiện:
✅ 1. Tóm tắt văn bản – Xác định nội dung chính, giúp AI đọc & hiểu đúng.
Tóm tắt nội dung chính của văn bản đính kèmMẹo: Đôi khi ChatGPT có thể bị lỗi phần mềm đọc nội dung (Text hoặc PDF) mình đã có lúc phải yêu cầu nó tạo bảng gồm cột 1 là số trang, cột 2 là câu đầu tiên, cột 3 là câu cuối cùng - từ đó mình mới biết thực sự ChatGPT có đọc đúng văn bản hoặc phân trang văn bản như mình nhìn thấy thực tế không.
✅ 2. Phân tích văn phong – Nhận diện đặc điểm ngôn ngữ & cấu trúc.
Hãy phân tích văn phong của (các) văn bản đó🔹 Sản phẩm đầu ra: Bản tóm tắt nội dung chính & đặc điểm văn phong, giúp ChatGPT viết đúng chuẩn hành chính. 🚀
Nếu bạn thống nhất với văn phong đó hãy nói chat với nó
Tôi muốn sử dụng văn phong này cho văn bản sau đây. Bạn hiểu chứ? Mẹo: Bạn có thể sử dụng câu hỏi để xác nhận ChatGPT hiểu đúng những gì bạn yêu cầu.
📌 Bước 1.3: Xác Định Cấu Trúc Văn Bản
🔹 Ý nghĩa: Giúp ChatGPT xây dựng văn bản theo bố cục chuẩn, đúng quy định hành chính, tránh viết lộn xộn, thiếu ý.
🔹 Cách thực hiện (Sử dụng mô hình RISEN): câu lệnh mẫu
Vai trò chuyên viên chính, Thạc sĩ [chuyên môn], có 20 năm kinh nghiệm trong [lĩnh vực], có góc nhìn tổng quát và cẩn thận khi xây dựng các văn bản, hãy gợi ý cấu trúc cho [Quy trình/Quy định/công văn/kế hoạch...] theo hướng dẫn chung trong các file đã tải lên. Ghi chú: Thay nội dung của các bạn vào các vị trí có [ ]
🔹 Sản phẩm đầu ra: Bố cục văn bản hành chính hoàn chỉnh, giúp AI viết đúng cấu trúc ngay từ đầu. 🚀
Nếu bạn muốn hiểu thêm về mô hình câu lệnh RISEN và cách mình tạo câu lệnh như trên thì có thể đăng ký khóa học Kỹ Thuật Tạo Câu Lênh AI Cơ Bản - MIỄN PHÍ của mình nhé.
✍️ Bước 2: Xây dựng văn bản
📌 Bước 2.1: Xây dựng Khung Chung
🔹 Ý nghĩa: Định hình bố cục tổng thể của văn bản hành chính, giúp ChatGPT viết theo đúng thể thức quy định, tránh viết lan man, thiếu trọng tâm.
🔹 Cách thực hiện (Sử dụng mô hình RISEN):
📌 Câu lệnh mẫu:
Hãy tạo cấu trúc nội dung theo cấu trúc sau: [Tiêu đề, Căn cứ pháp lý, Nội dung chính, Kết luận]Mẹo: Trong một luồng chat, sau khi huấn luyện, các bạn có thể lược bỏ các thành phần không cần thiết như Role, Steps, End Goal, Narrowing và chỉ cần giữ lại phần Instruction vì khi này, ChatGPT đã cập nhật các thông tin bạn huấn luyện vào bộ nhớ và ngầm thực hiện theo các nội dung đó cho đến khi bạn có quy định khác.
🔹 Sản phẩm đầu ra: Khung văn bản hành chính hoàn chỉnh, bao gồm tiêu đề, trích yếu, căn cứ pháp lý, nội dung chính và kết luận, đảm bảo đúng thể thức theo Nghị định 30 và quy định của cơ quan của Bạn. 🚀
📌 Bước 2.2: Xây Dựng Khung Chi Tiết
🔹 Ý nghĩa: Hoàn thiện từng phần cụ thể của văn bản hành chính theo bố cục đã xác định, đảm bảo rõ ràng, đầy đủ nội dung và đúng quy định.
🔹 Cách thực hiện (Sử dụng mô hình RISEN):
📌 Câu lệnh mẫu:
Hãy tạo các mục chi tiết cho từng phần trong khung văn bản: [Danh sách các phần].🔹 Sản phẩm đầu ra: Bản thảo văn bản hành chính đầy đủ các phần chi tiết, đảm bảo nội dung mạch lạc, đúng thể thức theo quy định pháp luật. 🚀
📌 Bước 2.3: Viết Chi Tiết
🔹 Ý nghĩa: Soạn thảo nội dung cụ thể cho từng phần của văn bản hành chính, đảm bảo sử dụng đúng ngôn ngữ hành chính, rõ ràng, chặt chẽ và dễ phê duyệt.
🔹 Cách thực hiện (Sử dụng mô hình RISEN):
📌 Câu lệnh mẫu:
Hãy phân tích chi tiết và mô tả nội dung đầy đủ của phần [Tên phần], đảm bảo các ý chính được trình bày logic theo cấu trúc [quy nạp/diễn dịch] và dễ hiểu .🔹 Sản phẩm đầu ra: Bản thảo văn bản hành chính đầy đủ các phần chi tiết, đảm bảo nội dung mạch lạc, đúng thể thức theo quy định pháp luật. 🚀
Chà, nếu đến đây mà giới hạn ChatGPT trong ngày của bạn đã hết, thì bạn có hai lựa chọn:
1/ Sử dụng một hoặc nhiều email khác để tăng giới hạn mỗi ngày hoặc ngày mai quay lại để tiếp tục.
2/ Trải nghiệm dịch vụ DÙNG CHUNG ChatGPT PRO kèm các quà tặng của mình như: Mô hình câu lệnh AI - RISEN, Thiết kế Slide siêu tốc với Canva
📌 Bước 3: Góp Ý và Chỉnh Sửa
🔹 Ý nghĩa: Rà soát, chỉnh sửa văn bản để đảm bảo nội dung đúng quy định, chính xác về pháp lý, văn phong mạch lạc và dễ phê duyệt.
🔹 Cách thực hiện (Sử dụng mô hình RISEN):
📌 Câu lệnh mẫu:
Với vai trò [Lãnh đạo cấp trên + Quản lý nội dung + Kỹ năng đánh giá chi tiết], hãy phân tích chi tiết nội dung văn bản sau: [Tên văn bản/File đính kèm]. Nêu rõ các điểm cần cải thiện và đề xuất thay đổi.Mẹo: ChatGPT chưa giỏi trong việc tổng hợp lại luồng chat dài thành một file word đầy đủ nội dung, nên trong các bước trên, nếu kết quả phần nào đã khiến bạn hài lòng, hãy chọn nút like và khi soạn xong, quay lai copy các nội dung đó ra một file word và tải lên cùng câu lệnh trên thì hiệu quả sẽ tốt hơn.
🔹 Sản phẩm đầu ra: Bản thảo văn bản đã được chỉnh sửa, chuẩn hóa về nội dung, ngôn ngữ và thể thức, sẵn sàng để trình duyệt. 🚀
Với bước nhận xét và chỉnh sửa này, chatGPT cũng có thể giúp bạn một vài việc khác ví dụ:
✅ 1. Tạo form nhận xét văn bản
Hãy tạo một form xin ý kiến dành cho văn bản: [Tên văn bản], bao gồm các mục: Nội dung nhận xét, Góp ý chi tiết, và Đề xuất chỉnh sửa.✅ 2.Tổng hợp góp ý văn bản
Hãy tổng hợp các ý kiến nhận xét từ các form đã thu thập được về văn bản: [Tên văn bản] (tải các file nhận xét từ các đơn vị kèm câu lệnh✅ 3.Tạo bảng hợp ý kiến và giải trình chỉnh sửa
Hãy tạo một bảng tổng hợp ý kiến nhận xét chi tiết, bao gồm các mục: Cột 1: Nội dung góp ý
Cột 2: Đề xuất chỉnh sửa
Cột 3: Người đóng góp ý kiến
Cột 4: Đề xuất chỉnh sửa (sửa hoặc bảo lưu ý kiến)
Cột 5: Ý kiến giải trình chỉnh sửa ✅ 4. Chỉnh sửa văn bản theo góp ý
Hãy chỉnh sửa văn bản [Tên văn bản] dựa trên các góp ý trong bảng tổng hợp: [Tên bảng].📌 Bước 4: Phê Duyệt
🔹 Ý nghĩa: Định dạng văn bản theo đúng thể thức quy định trong Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, đảm bảo sẵn sàng để trình ký và ban hành.
🔹 Cách thực hiện (Sử dụng mô hình RISEN)😀
Hãy tạo cho tôi file word để tôi tải về theo định dạng Phụ lục 1 (trong file đính kèm) Nếu bạn chưa có phụ lục này thì tải tại đây (Tab tải về)
Mẹo: ChatGPT chưa thực hiện việc này trơn tru lắm nên bạn sẽ cần kiên nhẫn để huấn luyện nó thêm.
📌 Bước 5: Ban Hành Văn Bản
🔹 Ý nghĩa: Chuyển đổi và phát hành văn bản theo đúng định dạng, đảm bảo dễ lưu trữ, tra cứu và sử dụng.
🔹 Cách thực hiện (Sử dụng mô hình RISEN):
Trong file là [kế hoạch/quyết định/thông báo...] về [sự kiện/nội dung], sử dụng nội dung để chuyển thành [công văn/thông báo/email/khung trình bày slide...] để [mục tiêu]🔹 Sản phẩm đầu ra: Văn bản hành chính hoàn chỉnh, được lưu trữ và phát hành dưới các định dạng phù hợp (Word, PDF, Slide), đảm bảo tuân thủ quy trình ban hành. 🚀
📌 Quà tặng của Bạn: Mẫu 260 câu lệnh và Chatbot Thư ký Soạn thảo Văn Bản Hành Chính
✅ 1. 260 câu lệnh mẫu phục vụ soạn thảo văn bản hành chính
Cấu trúc file gồm:
Quy trình soạn thảo văn bản tổng quan
Mô hình PDCA trong huấn luyện chatGPT soạn thảo văn bản hành chính
Mẫu câu lệnh theo mô hình RISEN
Quy trình soạn thảo văn bản Chi tiết
260 Câu lệnh mẫu (theo từng bước của quy trình soạn thảo)
Link tải phía dưới
✅ 2. Chatbot Thư ký soạn thảo văn bản hành chính
Bạn tải chatbot tại đây: https://chatgpt.com/g/g-67a873e9fb9c8191a8e3e497dc262575-thu-ky-soan-thao-van-ban-hanh-chinh
Sau đó chọn Hướng dẫn tôi sử dụng bạn để hiểu quy trình thực hiện nhé.
Thân,
Productive AI
Sản phẩm mới ra mắt Ebook AI Văn Phòng
Tháng 6 này mình mới ra mắt Ebook AI Văn phòng với các nội dung
Kỹ thuật tạo câu lệnh AI cơ bản theo mô hình RISEN
Top 6 công cụ AI cho Dân Văn Phòng (hướng dẫn chi tiết)
Thiết lập Thư viện điện tử cá nhân với NotebookLM
Thiết lập chatbot giải đáp quy trình/quy định nội bộ với NotebookLM
Ứng dụng Gemini trong xử lý văn bản
Quy trình Soạn thảo văn bản hành chính với các chức năng của ChatGPT
Quy trình + Câu lệnh mẫu tạo biên bản cuộc họp sau 15 phút
Quy trình + Câu lệnh mẫu soạn thảo email nhanh
Quy trình + Câu lệnh mẫu soạn công văn
Quy trình + Câu lệnh mẫu soạn bài phát biểu của lãnh đạo
Quy trình + Câu lệnh mẫu soạn thảo quy trình/quy định nội bộ
Quy trình + Câu lệnh mẫu soạn thảo kế hoạch tổ chức hoạt động
Quy trình + Câu lệnh mẫu soạn thảo sáng kiến kinh nghiệm
Quy trình + Chatbot hỗ trợ + Câu lệnh mẫu thiết kế Slide siêu tốc với các công cụ ChatGPT - Gamma AI
Quy trình thiết kế infographic với Napkin AI
Quy trình + Biểu mẫu tự động hóa các công việc hành chính
Nhập lịch xử lý văn bản tự động từ Google Sheet vào Google Calendar
Theo dõi lịch công việc và tự động động đồng bộ vào Calendar
Tự động gửi thông tin hậu cần cho người đăng ký hội nghị/hội thảo
Tự động tổng hợp danh sách đơn vị đã nộp báo cáo
Tự động tổng hợp báo cáo các đơn vị vào báo cáo tổng
Tự động nhập file Google Doc vào Google Sheet
Tạo công cụ chuyển đổi file PDF chữ ký số về txt
Nếu Bạn đang cần một cẩm nang để đưa AI vào công việc hành chính của mình thì có thể tham khảo thêm thông tin về Ebook tại đây nhé: https://phungvanthuy.my.canva.site/ebook-ai-van-phong-2506
Nếu Bạn muốn
Tìm hiểu 4 mức độ ứng dụng AI trong công việc và cách để ứng dụng để giúp Bạn có thể tự định hướng được Chiến Lược Ứng Dụng AI phù hợp với bản thân Bạn như:
Hiểu bản chất các ứng dụng AI phổ biến cho dân văn phòng
Thành thạo viết câu lệnh AI hiệu quả
Tư duy thiết kế quy trình làm việc
Tư duy AI phù hợp để vào các quy trình làm việc
Tư duy thiết kế quy trình tự động hóa với AI
Bạn có thể đăng ký Tư vấn 1:1 MIỄN PHÍ trong 60 phút với mình tại LINK NÀY .
Mình rất sẵn lòng chia sẻ những điều mình biết để giúp Bạn làm việc hiệu quả hơn để có nhiều thời gian để chăm sóc gia đình và phát triển bản thân.
Hẹn gặp bạn ở buổi tư vấn nhé.
