Chào bạn, nếu lần đầu bạn ghé qua bản tin này của mình, cho phép mình giới thiệu nhanh về bản thân chút nhé. Mình là Phùng Thùy, tác giả của Bản tin Produtive AI, mình có hơn 15 năm kinh nghiệm làm trong lĩnh vực kiểm định chất lượng giáo dục và hiện đang nghiên cứu về các ứng dụng AI Automation (tự động hóa với AI) để giúp các Bạn rút ngắn thời gian xử lý các công việc hành chính lặt vặt, để có nhiều thời gian hơn chăm sóc gia đình và phát triển bản thân.
Chào Bạn, tuần này, bạn đã ứng dụng AI để làm việc gì đó nhanh hơn chưa?
Mình thực sự không muốn nói đến điều này.
Vì Mình biết – nó có thể chạm đến sự tự ái của Bạn.
Nhưng Mình tin, nếu Bạn đủ kiên nhẫn để đọc hết… nó sẽ tốt cho Bạn.
🪑 Nào, ngồi xuống, uống một ngụm nước.
📖 Nghe Mình kể chuyện này.
🧑🏫 Hôm trước, trong lớp học, có một học viên nói với Mình:
“Em thấy mọi người bảo cứ dùng AI là xong việc. Nhưng mỗi lần mở ChatGPT, em chẳng biết phải gõ gì cả…”
Mình hỏi thêm, gợi ý thêm.
Giải thích rằng: “Không cần câu lệnh quá cầu kỳ đâu, chỉ cần nói điều mình muốn.”
Và rồi, họ nói thật:
❝ Em không biết mình muốn gì. ❞
Câu nói đó khiến Mình im lặng một lúc.
✅ Nếu đó là lĩnh vực Bạn chưa biết – thì không sao.
🤝 Hãy coi AI là bạn đồng hành để cùng khám phá.
⚠️ Nhưng nếu đó là lĩnh vực Bạn đã làm hơn mười năm, mà vẫn không biết chính xác mình cần AI làm gì…thì đó là một vấn đề thực sự. Một vấn đề không nằm ở AI. Mà nằm ở việc chúng ta đã làm việc quá lâu mà không tự hỏi mình đang làm điều gì – và vì sao.
🧩 Nếu Bạn bị giao một việc TRÁI SỞ TRƯỜNG: Hãy dùng AI để khám phá cùng Bạn
🧨 SẼ CÓ LÚC… Sếp giao cho Bạn làm một việc hoàn toàn mới – như viết kế hoạch truyền thông, thiết kế chương trình đào tạo, hay lập quy trình kiểm soát nội bộ.
Bạn gõ lên Google thì lạc giữa rừng kiến thức.
Bạn mở ChatGPT ra thì… không biết hỏi gì ngoài:
“Giúp tôi làm kế hoạch truyền thông”. “Mẫu kế hoạch truyền thông…”
❗ Nhưng rồi kết quả lại chung chung, mơ hồ, khó dùng. Thậm chí nếu muốn sửa một điểm nhỏ, bạn cũng không biết nó có ảnh hưởng dây chuyền thế nào tới các khâu tiếp theo.
Và rồi, mất vài đêm mất ngủ, sản phẩm của Bạn bị sếp gạt phăng đi vì không dùng được.
🧠 Vấn đề là: Bạn đang học một lĩnh vực mới – và Bạn cần biết học cái gì trước, cái gì sau. Đây là lúc nên áp dụng Nguyên lý 80/20 vào việc học: Bạn Chỉ cần học 20% nội dung quan trọng nhất – đủ để thực hiện được 80% công việc.
Và AI có thể giúp Bạn xác định đúng "20%" đó.
Hãy nhờ AI:
🧱 Gợi ý các khái niệm, mô hình phổ biến nhất trong lĩnh vực Bạn đang học.
🪜 Chỉ ra nội dung nào “nên học trước” để bắt đầu làm được việc.
🗺️ Dẫn dắt Bạn qua từng bước – càng đơn giản càng tốt.
Bạn thử đánh câu lệnh dưới đây vào ô ChatGPT xem
🧠 R – Role (Vai trò):
Bạn là một chuyên gia đào tạo, đồng thời là người hướng dẫn tư duy học tập hiệu quả theo nguyên lý 80/20.
📝 I – Instructions (Hướng dẫn):
Tôi đang bắt đầu học lĩnh vực [ghi tên lĩnh vực, ví dụ: quản trị nhân sự / tài chính doanh nghiệp / content marketing].
Hãy giúp tôi xác định 20% nội dung quan trọng nhất để bắt đầu làm được việc.
- Gợi ý 3–5 khái niệm, mô hình quan trọng nhất nên học trước.
- Giải thích ngắn gọn từng mục, ứng dụng ra sao trong công việc.
- Hướng dẫn cách tiếp cận theo từng bước đơn giản.
🎯 S – Steps (Các bước thực hiện):
1. Phân tích tổng quan lĩnh vực.
2. Xác định “trục chính” cần nắm (20% kiến thức).
3. Tạo sơ đồ tư duy (mindmap) thể hiện mối quan hệ giữa các khái niệm.
4. Gợi ý lộ trình học trong 5–7 ngày đầu.
🏁 E – End Goal (Kết quả mong muốn):
Tôi muốn có một mindmap trực quan thể hiện những gì cần học trước – đủ để tôi hiểu hệ thống và bắt đầu thực hành được.
🚫 N – Narrowing (Giới hạn):
Không liệt kê quá 10 nội dung. Không đi sâu vào học thuật. Chỉ tập trung vào kiến thức có thể ứng dụng ngay vào công việc.
🧩 Gợi ý thêm: Sử dụng **Whimsical GPTs** để trình bày kết quả dưới dạng **sơ đồ tư duy**, có thể dễ dàng chỉnh sửa và chia sẻ.
Nếu Bạn chưa biết tạo câu lệnh AI Cơ bản thì có thể đăng ký khóa học MIỄN PHÍ - Kỹ Thuật Tạo Câu Lệnh AI Cơ Bản của mình nhé
💬 Ghi chú:
Nếu Bạn đang dùng ChatGPT Plus, có thể vào phần GPTs → tìm "Whimsical Mindmap GPT", chọn GPT đó rồi paste câu lệnh trên.
Hoặc dùng câu lệnh:
Hãy tạo sơ đồ tư duy trong Whimsical với các nhánh: Khái niệm chính – Mô hình ứng dụng – Gợi ý thực hành.”4 tình huống đơn giản để Bạn dùng ChatGPT mỗi ngày:🧠 Khi Bạn làm công việc đó hơn 10 năm… mà vẫn không biết yêu cầu AI làm gì
Bạn có thể ngạc nhiên, nhưng Mình thấy điều này xảy ra rất thường xuyên.
👔 Trong lớp học, có những anh chị:
Quản lý nhân sự
Kế toán trưởng
Giảng viên đại học
– kinh nghiệm hơn 10 năm.
💬 Nhưng khi Mình hỏi:
“Bạn muốn AI giúp gì trong công việc của mình?”
Câu trả lời thường là… im lặng.
Có nghĩa là, nếu Bạn gặp trường hợp tương tự, Bạn không đơn độc
🧱 Không phải vì họ không biết nghề.
Mà vì họ đã làm theo thói quen quá lâu – đến mức không còn tách được rõ ràng:
Mục tiêu của việc mình làm là gì?
Quy trình thực sự là gì?
Nếu giao lại cho người mới (hay cho AI) – thì bắt đầu từ đâu?
Khi Bạn không thể nói rõ điều mình đang làm – tức là Bạn đang giữ kiến thức ở dạng "ngầm"
🤷 AI không đọc được suy nghĩ. Nó chỉ phản hồi tốt khi Bạn nói rõ điều mình cần – theo từng bước, từng mục tiêu.
📌 Và để làm được điều đó, Bạn cần hệ thống lại kiến thức chuyên môn của chính mình.
💡 Mẹo thực hành: Hãy để AI phỏng vấn ngược lại Bạn
Một trong những cách hay nhất để rõ lại tư duy là… để AI hỏi lại Bạn.
Ví dụ, Bạn đang cùng AI viết báo cáo kiểm định, mà chưa biết bắt đầu thế nào?
Hãy thử câu lệnh này xem
🧠 R – Role (Vai trò):
Bạn là chuyên gia kiểm định chất lượng giáo dục, có kinh nghiệm trong việc chuẩn hóa quy trình và bóc tách kiến thức chuyên môn từ người thực hành.
📝 I – Instructions (Hướng dẫn):
Tôi đã từng viết và triển khai quy trình kiểm định chất lượng giáo dục nhiều lần, nhưng chưa từng hệ thống hóa để người khác dễ học theo hoặc để AI hỗ trợ.
Hãy đóng vai người phỏng vấn chuyên môn – đặt câu hỏi cho tôi để thu thập kiến thức ngầm trong quá trình làm việc của tôi.
Sau đó, hãy tổng hợp lại thành một quy trình có thể sử dụng cho đào tạo hoặc áp dụng thực tế.
🎯 S – Steps (Các bước thực hiện):
1. Đặt 5–7 câu hỏi sâu để bóc tách quy trình: mục tiêu, bước chuẩn bị, triển khai, kiểm tra, đánh giá.
2. Gợi ý mô hình hoặc khung logic phù hợp (VD: PDCA, 5W1H, Logic Model).
3. Sau khi tôi trả lời xong, viết lại toàn bộ thành một tài liệu hướng dẫn ngắn gọn, súc tích, có thể sử dụng cho người mới.
🏁 E – End Goal (Kết quả mong muốn):
Tôi muốn có một bản mô tả quy trình kiểm định chất lượng giáo dục được viết rõ ràng, theo từng bước, có thể dùng để đào tạo lại hoặc để AI hỗ trợ một phần.
🚫 N – Narrowing (Giới hạn):
Không trình bày lý thuyết quá sâu. Không dùng thuật ngữ hàn lâm. Tránh cách diễn đạt vòng vo – ưu tiên văn phong hành chính – súc tích – dễ áp dụng.
🧩 Gợi ý thêm: Nếu có thể, hãy trình bày kết quả dưới dạng bảng 2 cột (bên trái là bước, bên phải là hướng dẫn) hoặc sơ đồ dạng cây để dễ hình dung.
✅ Lợi ích sau khi làm bước này:
Bạn biết rõ mình đang làm gì, không chỉ làm theo phản xạ.
Bạn có thể viết prompt tốt hơn, vì đã bóc tách được ý mình muốn nói.
Bạn có thể chuyển giao công việc dễ dàng cho người mới, hoặc để AI hỗ trợ một phần.
⚙️ Tự động hóa bằng thư viện câu lệnh cá nhân (AI Prompt Library)
Giúp Bạn tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần – không viết lại prompt nữa!
Bạn có nhận ra một điều?
🧠 Mỗi khi mở ChatGPT, chúng ta lại phải viết lại những yêu cầu na ná nhau:
“Viết giúp tôi bản mô tả công việc”
“Làm lại báo cáo tuần này từ file Google Sheets”
“Chuyển nội dung thô thành slide thuyết trình”
🔁 Mỗi lần dùng lại phải nhớ, lại phải sửa, lại phải gõ lại.
📌 Giống như… viết email mới mỗi ngày mà không dùng mẫu (template).
Ở đây có 3 giải pháp cho Bạn
🔧 Giải pháp 1: Tạo thư viện prompt cá nhân (Prompt Library)
Bạn có thể coi nó là:
🧰 Bộ công cụ AI cá nhân của riêng Bạn
🗂️ Danh sách những mẫu câu lệnh AI đã được thử – đã hiệu quả – và có thể dùng lại ngay
📄 Cách làm:
Lưu các câu lệnh dưới dạng Google Docs / Word / Notion / Google Keep
Gắn nhãn theo nhóm công việc: Email, báo cáo, lập kế hoạch, tổng hợp nội dung…
Đặt thêm “biến tùy chỉnh” (ví dụ: [Tên dự án], [Tên nhân sự], [Tuần]) để dễ dùng lại
💡 Gợi ý thêm: Nếu Bạn hay quên prompt mình đã từng dùng, hãy tạo Google Sheet gồm 3 cột:
Prompt | Mục đích | Ghi chú
📁 Giải pháp 2: Dùng tính năng Projects của ChatGPT (nếu Bạn đang dùng GPT-4 Plus)
- ChatGPT hiện đã hỗ trợ tạo Projects – nơi Bạn có thể tập hợp:
+ Các prompt liên quan đến 1 công việc cụ thể
+ Tài liệu, ghi chú và lịch sử trao đổi theo chủ đề
+ Các file đính kèm, dữ liệu dùng lại nhiều lần
👨💻 Với Projects, Bạn có thể:
- Viết lại báo cáo tuần → và dùng lại đúng project báo cáo
- Viết email tuyển dụng → và giữ lại văn phong, format mẫu
- Lưu luôn “văn bản nội bộ” đang viết dở mà không cần copy đi đâu
✅ Ưu điểm:
- Mỗi Project như một “trí nhớ dài hạn” về công việc
- Giữ được mạch tư duy xuyên suốt nhiều lần làm việc
- Dễ quay lại sửa – cập nhật – hỏi tiếp mà không mất ngữ cảnh
📌 Gợi ý: Bạn có thể tạo một Project riêng cho từng vai trò (VD: Trợ lý điều hành / Cố vấn tuyển dụng / Hệ thống đào tạo nội bộ).
Nếu Bạn gặp khó khăn với chi phí 20$ mỗi tháng, bạn có hai lựa chọn:
1/ Sử dụng một hoặc nhiều email khác để tăng giới hạn mỗi ngày hoặc ngày mai quay lại để tiếp tục.
2/ Trải nghiệm dịch vụ DÙNG CHUNG ChatGPT PRO kèm các quà tặng của mình như: Mô hình câu lệnh AI - RISEN, Thiết kế Slide siêu tốc với Canva, Tư vấn 1:1 MIỄN PHÍ - Chiến lược ứng dụng AI trong công việc (Thông tin chi tiết tại đây)
🧠 Giải pháp 3: Tạo GPTs cá nhân hóa – Trợ lý AI theo phong cách của Bạn
Bạn có thể tạo một GPT riêng biệt trên ChatGPT (gọi là Custom GPTs) để làm đúng một nhóm công việc quen thuộc như:
- Viết mô tả công việc
- Lập kế hoạch theo mẫu
- Tổng hợp nội dung đào tạo
- Kiểm tra, đánh giá văn bản nội bộ
📌 Khi tạo GPTs, Bạn có thể:
- Cài đặt trước tone giọng, văn phong, cách trình bày
- Tải lên file mẫu để GPT học theo
- Lưu sẵn câu lệnh gợi ý (suggested prompts) để không cần gõ lại
📍 Ví dụ GPTs bạn có thể tạo:
✨ "Trợ lý nhân sự" – chuyên viết JD, email tuyển dụng, quy trình nội bộ
📊 "Trợ lý phân tích dữ liệu" – tổng hợp báo cáo từ file Google Sheets
🎓 "Chuyên gia đào tạo" – viết kịch bản giảng dạy, slide, quiz
Nếu bạn muốn có tư duy sắp xếp các AI theo quy trình để giúp công việc hàng ngày của bạn nhanh hơn – thông minh hơn, Bạn có thể tham gia Workshop 2025 – “Dân Văn Phòng dùng AI thế nào cho nhanh” vào tối thứ 5 tuần này nhé. Đăng ký tham gia tại đây
Một lần nữa, Cảm ơn bạn vì đã ở đây.
Thân,
Productive AI
Nếu 2025,
Nếu Bạn mới tập tọe AI thì bạn có thể lượt qua hành trình này nhé:
- Học cách tâm sự với AI để chúng hiểu tâm tư của bạn, MIỄN PHÍ, tại đây:
https://tuvan.phungthuy.com/khoahocmienphitaocaulenhaicoban
- Học cách ChatGPT có thể giúp bạn làm việc nhanh hơn, MIỄN PHÍ, tại đây:
https://www.facebook.com/watch/1705509561/571883382046723 (series có được 2 triệu lượt xem, giúp kênh của mình có được 25k follows trên Tiktok trong 3,5 tháng vừa rồi)
- Tham khảo quy trình, câu lệnh mẫu chi tiết cho từng việc hành chính hàng ngày thì đồng hành, MIỄN PHÍ, với mình ở Bản tin này:
https://productiveaivn.beehiiv.com/
- Tự học các quy trình đầy đủ chi tiết cho từng việc hành chính hàng ngày thì đồng hành với mình, MIỄN PHÍ, ở Kênh Youtube này:
https://www.youtube.com/@productiveAI_VN
- Tâm sự dày mỏng với mình về khó khăn và hướng ứng dụng AI nhanh, hiệu quả với mình, MIỄN PHÍ, tại đây:
https://tuvan.phungthuy.com/form-booking-tuvan1-1-tiktok
Thân,
Phùng Thùy
