Hướng dẫn sử dụng file đánh giá mức độ phù hợp tự động hóa

1. Mục tiêu của file

File này được thiết kế nhằm:

• Giúp người dùng phân tích và đánh giá từng bước trong quy trình công việc.

• Xác định mức độ phù hợp của từng bước với việc tự động hóa bằng các công cụ như GPTs.

• Hỗ trợ tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu thời gian và nguồn lực.

2. Cách sử dụng từng cột

1. Quy trình:

   • Liệt kê tên quy trình công việc cụ thể (ví dụ: Tuyển dụng).

   • Dùng để phân loại các bước làm việc thuộc từng quy trình.

2. Bước thực hiện:

   • Liệt kê các bước cần thực hiện trong từng quy trình.

   • Mỗi bước là một nhiệm vụ nhỏ cụ thể.

3. Nội dung:

   • Mô tả chi tiết công việc được thực hiện ở bước này.

   • Giải thích rõ nội dung của bước để đảm bảo hiểu đúng.

4. Mô tả ngắn gọn:

   • Cung cấp tóm tắt ngắn gọn, dễ hiểu về mục tiêu của bước công việc.

5. Mục đích:

   • Là lý do hoặc mục tiêu cần đạt được khi thực hiện bước công việc.

   • Giúp người sử dụng xác định giá trị thực sự của bước trong toàn quy trình.

6. Thông tin đầu vào:

   • Liệt kê các dữ liệu, tài liệu hoặc công cụ cần thiết để bắt đầu bước công việc.

7. Sản phẩm đầu ra:

   • Liệt kê kết quả hoặc sản phẩm hoàn thiện sau khi thực hiện bước công việc.

8. Tần suất lặp lại (số lần/thời gian):

   • Đánh giá xem bước này diễn ra bao lâu một lần (ví dụ: hàng ngày, theo từng dự án).

   • Giúp xác định các bước thường xuyên để ưu tiên tự động hóa.

9. Thời gian thực hiện:

   • Thời gian trung bình để hoàn thành bước công việc.

   • Cung cấp cơ sở để tính toán hiệu suất khi triển khai tự động hóa.

10. Thay đổi qua mỗi lần (tính tùy biến cao) hay lặp lại:

    • Đánh dấu "Lặp lại" nếu bước công việc thường xuyên không thay đổi.

    • Đánh dấu "Thay đổi" nếu yêu cầu sự tùy biến hoặc điều chỉnh ở mỗi lần thực hiện.

11. Làm độc lập hay cần phối hợp:

    • Xác định bước công việc có thể thực hiện độc lập hay cần sự phối hợp giữa nhiều bộ phận.

12. Lý tính hay tư duy:

    • Phân loại tính chất của bước công việc:

      • Lý tính: Công việc tuân theo quy trình rõ ràng, có thể dễ dàng tự động hóa.

      • Tư duy: Công việc đòi hỏi sáng tạo hoặc phán đoán linh hoạt, khó tự động hóa hoàn toàn.