4 cách ứng dụng AI để bạn trở thành SIÊU NHÂN VIÊN

Chào Bạn,
Tuần vừa rồi của Bạn có AI tí nào không?

Hôm nay mình muốn kể cho Bạn một chút về chuyến công tác đầu tiên của mình trong vai trò người chia sẻ của công ty mới thành lập của mình, mình cũng nói về 4 cách kết hợp các công cụ AI để công việc văn phòng của Bạn nhàn tênh.
Cùng chia vui với mình nhé:

Khi bắt đầu hành trình chia sẻ về AI, có nhiều người khuyên mình nên chia sẻ về marketing, nhưng khi nhìn những anh em làm hành chính ở các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp loay hoay với hàng tá những công việc thủ công, mình vẫn cố gắng, bền bỉ đi “truyền bí kíp dùng AI” để anh em làm việc nhanh hơn.

Và những lần trải nghiệm thực chiến, xây dựng giải pháp ứng dụng AI cho một đơn vị nhà nước thế này đã là những mình dự tính từ vài tháng trước. Nhưng nó đến sớm hơn mình chờ đợi.

Chuyến đi này không chỉ giúp mình thêm kinh nghiệm bài học thực tế mà còn giúp mình thêm tự tin vì hành trình đã chọn.

Cảm ơn, vì đã chọn mình cho những hành trình bắt đầu với AI đầu tiên cho nhân viên của mình, ông bạn nhé

Việc vui đã làm

Mình triển khai chương trình AI 4T – Tăng Tốc, Tự Tin, Thành Thạo, Tự Động cho một Ban Quản lý Dự án xây dựng tại TP.HCM. Nơi anh em đang rất bận rộn với áp lực công việc tăng đột biến 300% do nhiều yếu tố. Và đây là những gì AI - 4T đã giúp họ sau 2 ngày làm việc liên tục:

Ứng dụng NotebookLM xây dựng Thư viện số Cá nhân

NotebookLM rất mạnh trong việc giúp Bạn hoàn thiện hệ thống lưu trữ và khai thác tài liệu nội bộ – một dạng “thư viện thông minh” mà ai cũng có thể tìm kiếm, tra cứu, và cập nhật theo thời gian thực; xây dựng hệ thống văn bản

Bạn có thể xem video hướng dẫn NotebookLM của mình tại đây: 🚀 Notebook LM - Công Cụ AI Giúp Bạn Quản Lý & Khai Thác Tài Liệu Hiệu Quả Hơn!

Xây dựng các Project trong ChatGPT để giảm 80% thời gian soạn thảo văn bản

Quản lý dự án theo công việc thực tế khiến việc tổng hợp báo cáo cũng nhẹ nhàng đi rất nhiều, tận dụng chatGPT để có thể soạn thảo văn bản ngay cả khi đi công trường, không nhất thiết phải ngồi máy.

Với anh em khối kỹ thuật – những người chưa từng nghĩ sẽ viết văn bản – mình giúp họ soạn thảo được các văn bản rõ ràng, đúng mẫu, bắt đầu từ những câu lệnh đơn giản, trong bối cảnh lãnh đạo đơn vị muốn cải tổ cách phân công nhiệm vụ giúp hệ thống được vận hành nhanh hơn, hiệu quả hơn.

Bạn có thể tham khảo cách dùng ChatGPT hiệu quả tại đây: 📌 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHATGPT A-Z – TỐI ƯU CÔNG VIỆC VỚI AI 🚀

Thực hành Thiết kế Slide Siêu tốc với AI

Thiết lậy quy trình về xây dựng slide siêu tốc với ChatGPT - Gamma, để anh em không còn áp lực khi sếp giao việc này gấp, để báo cáo của Ban nhìn mượt mà và chuyên nghiệp hơn.

Bắt đầu với Tự động hóa

Cả đội cùng nhau thiết lập tư duy về tự động hóa. Không phải để thay thế con người, mà để mỗi người làm đúng việc và nhẹ đầu hơn, giảm các bước trung gian trong việc tổng hợp số liệu dẫn đến độ trễ về thông tin khi lãnh đạo yêu cầu.

Mình cũng hỗ trợ họ có được tư duy hệ thống thu thập dữ liệu đầu vào, để chuẩn hóa thông tin và tránh lệch số. Điểm này là nút thắt quan trọng của những áp lực không đáng có khi phải làm báo cáo tiến độ công việc. Hiểu rõ điểm còn hạn chế và phương án khắc phục từ hệ thống thông tin liền mạch và đặc biệt là tiết kiệm công sức, một lần nhập, một nơi nhập để kiểm soát sai sót trung gian.

Sau khi kết thúc lớp học, mình hỏi bạn chịu trách nhiệm làm tổng hợp báo cáo, em dự báo việc ứng dụng AI này sẽ giúp em tăng tốc được bao nhiêu % hiệu suất, bạn ấy trả lời chắc phải 80% đấy anh ạ vì em rõ ràng về cách triển khai và cũng không cần phụ thuộc vào người khác nữa.

Và như vậy, mình hiểu, bạn sẽ không còn những ngày phải rời cơ quan lúc 4h sáng nữa.

Con bạn, vì vậy cũng có thêm thời bên cạnh ba.

Người vui đã gặp

Bạn Chung – Phụ trách Ban

Một người lãnh đạo có khát khao cải cách thật sự. Một người có tư tưởng cải tổ hệ thống để mọi việc được xử lý nhanh hơn, trách nhiệm được giao rõ ràng hơn. Một người lãnh đạo có tâm khi nhìn thấy được hạn chế của anh em và cố gắng hỗ trợ cơ hội, công cụ để anh em có thể làm việc nhanh hơn, hoàn thành nhiệm vụ để không bị đánh giá hạng thấp khi xét thi đua.

Bạn Ly – Trợ lý full-stack của CEO một công ty linh kiện điện tử.

Học viên chăm nhất của mình, workshop miễn phí nào cũng tham gia cho dù đã tham gia chương trình AI - 4T, thậm chí đã học liền hai khóa (vì mình có để các bạn được học lại thoải mái trong năm 2025). Ngồi nói chuyện mới biết, bạn muốn truyền cảm hứng cho các bạn cấp dưới để ứng dụng AI vào công việc.

Bạn Công – Founder trẻ, năng lượng cao.

Công đã khởi nghiệp được 3 năm nhưng đang cảm thấy quy trình quản lý doanh nghiệp in của mình có quá nhiều thứ thủ công. Bạn mới tiếp cận với ChatGPT mà cảm thấy say mê lắm lắm nhưng đang loay hoay trong việc đưa AI vào giải quyết bài toán thực tế.

Công nhờ mình hướng dẫn dùng AI để hoàn thiện hệ thống văn bản, vận hành, marketing của công ty trong thời gian tới.

Cơ mà nói chuyện xong thì chưa biết ai sẽ là người học được nhiều hơn

Bạn Dàng – Người mới làm solo trong lĩnh vực dinh dưỡng.

Đi chậm nhưng chắc, có tâm và có chiều sâu. Mình tin bạn ấy sẽ tạo ra được điều tử tế và bền vững.

Những món mới thưởng thức

Ốc Ghe - 34 Mạc Đĩnh Chi, P. Đa kao - vị ốc Sài Gòn

Bánh xèo 46A Đinh Công Tráng- bánh ngon nhất mình từng ăn, món cá lóc nướng thì quá là ngon (đầu ngõ là Nhà thờ Tân Định)

Một chuyến đi thu được quá nhiều, cảm ơn, vì đã luôn bền bỉ.

Nếu bạn muốn có tư duy sắp xếp các AI theo quy trình để giúp công việc hàng ngày của bạn nhanh hơn – thông minh hơn, Bạn có thể tham gia Workshop 2025 – “Dân Văn Phòng dùng AI thế nào cho nhanh” vào tối thứ 5 tuần này nhé. Đăng ký tham gia tại đây

Một lần nữa, Cảm ơn bạn vì đã ở đây.

Thân,

Productive AI

Sản phẩm mới ra mắt Ebook AI Văn Phòng

Tháng 6 này mình mới ra mắt Ebook AI Văn phòng với các nội dung

• Kỹ thuật tạo câu lệnh AI cơ bản theo mô hình RISEN

• Top 6 công cụ AI cho Dân Văn Phòng (hướng dẫn chi tiết)

• Thiết lập Thư viện điện tử cá nhân với NotebookLM

• Thiết lập chatbot giải đáp quy trình/quy định nội bộ với NotebookLM

• Ứng dụng Gemini trong xử lý văn bản

• Quy trình Soạn thảo văn bản hành chính với các chức năng của ChatGPT

  • Quy trình + Câu lệnh mẫu tạo biên bản cuộc họp sau 15 phút

  • Quy trình + Câu lệnh mẫu soạn thảo email nhanh

  • Quy trình + Câu lệnh mẫu soạn công văn

  • Quy trình + Câu lệnh mẫu soạn bài phát biểu của lãnh đạo

  • Quy trình + Câu lệnh mẫu soạn thảo quy trình/quy định nội bộ

  • Quy trình + Câu lệnh mẫu soạn thảo kế hoạch tổ chức hoạt động

  • Quy trình + Câu lệnh mẫu soạn thảo sáng kiến kinh nghiệm

• Quy trình + Chatbot hỗ trợ + Câu lệnh mẫu thiết kế Slide siêu tốc với các công cụ ChatGPT - Gamma AI

• Quy trình thiết kế infographic với Napkin AI

• Quy trình + Biểu mẫu tự động hóa các công việc hành chính

  • Nhập lịch xử lý văn bản tự động từ Google Sheet vào Google Calendar

  • Theo dõi lịch công việc và tự động động đồng bộ vào Calendar

  • Tự động gửi thông tin hậu cần cho người đăng ký hội nghị/hội thảo

  • Tự động tổng hợp danh sách đơn vị đã nộp báo cáo

  • Tự động tổng hợp báo cáo các đơn vị vào báo cáo tổng

  • Tự động nhập file Google Doc vào Google Sheet

  • Tạo công cụ chuyển đổi file PDF chữ ký số về txt

Nếu Bạn đang cần một cẩm nang để đưa AI vào công việc hành chính của mình thì có thể tham khảo thêm thông tin về Ebook tại đây nhé: https://phungvanthuy.my.canva.site/ebook-ai-van-phong-2506